Зачем нужен Business studio Portal и HTML-публикация

После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, перед консультантами или специалистами компании встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия, ведь даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:

Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200.
При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.
Business Studio предлагает удобные варианты преодоления этих проблем с использованием Business Studio Portal или HTML-публикации.

Business Studio Portal

Business Studio Portal — это интернет-портал, позволяющий оперативно обновлять базу знаний компании, содержащую всю необходимую для работы сотрудников регламентирующую документацию и отчеты. При этом сотрудники имеют возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Очень важным организационным моментом является то, что Business Studio Portal поддерживает механизм разграничения прав, т.е., для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным для них документам.

После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».

portal_pp

 В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Каждому элементу бизнес-модели может соответствовать один или несколько отчетов. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.

portal_prosmotr_otcheta

Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:

  • Открыть и сохранить на диске в форматах Microsoft Word (DOCX) или Portable Document Format (PDF)
  • Вложить ссылку на документ или отчет на портале в письмо и отправить другому сотруднику
  • Поместить в свой раздел «Избранное» на персональной странице
  • Распечатать

Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.

Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что помогает удобно искать нужную информацию.

Портал позволяет задавать в условиях поиска:

  • место расположения поискового запроса (везде, в теле документа, в названии элемента)
  • тип совпадения поискового запроса
  • справочники, в которых будет осуществляться поиск.

В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную доступную в соответствии с его правами в системе информацию.

portal_find

Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации Business Studio PORTAL предоставляет дополнительные возможности:

Сбор и контроль значений показателей бизнес-процессов
Сбор и анализ предложений сотрудников по улучшению бизнес-процессов

Работа с показателями в Business Studio Portal

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

portal_vvod_znacheniy_pokazatelya

Текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании ответственные лица наглядно видят с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.

portal_kontrol_pokazateley

Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей.Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.

Анализ предложений сотрудников

Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития: ведь именно персонал компании видит все нелогичные и неоптимальные факторы в своей работе. Предоставить людям возможность высказать свои замечания и предложения — это сделать их работу более осмысленной и дать чувство сопричастности к компании. Компания при этом получает ценнейшую информацию для анализа.

portal_obsujdenie

Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Они могут высказывать свои замечания и предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процессс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.

Важно! Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio.

Демонстрационная версия Business Studio Portal

HTML-публикация

HTML-публикация Business Studio позволяет сделать результаты работы специалистов по моделированию бизнес-процессов доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. Модели и регламентирующие документы можно мгновенно обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный web-браузер.

html0001

HTML-публикация — это статичный web-сайт, который автоматически создает Business Studio. При открытии HTML-публикации с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующим разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т.д). Каждому элементу дерева соответствует один или несколько отчетов, отмеченные для HTML-публикации. Например, при выборе процесса по умолчанию откроется отчет «Описание процесса», однако выбором пункта из выпадающего списка можно вывести на просмотр и другие отчеты для этого процесса, например, документ «Регламент процесса».

HTML-публикация предоставляет возможность перехода между документами и полнотекстового поиска. Каждый объект системы в HTML-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам Business Studio внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией.Business Studio позволят сформировать HTML-публикацию с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, регламентирующая документация подразделения, управленческие отчеты.

HTML-публикацию можно использовать для:

  • публикации на внутреннем или внешнем Интернет-портале для оперативного доступа всех сотрудников;
  • передачи внешним специалистам (в виде файлов);
  • проведения презентаций.

Важно! Функция по созданию HTML-публикации присутствует в базовой версии Business Studio.

Демо-версия HTML-навигатора

Источник:  http://wiki.businessstudio.ru/docs/current/doku.php/ru/manual/portal

[easy_contact_forms fid=2]