Разработка процедуры предупреждающих и корректирующих действий.

АВТОР: А.Е. КОРАБЕЛЬЩИКОВ

Предупреждающие действия (ПД) и корректирующие действия (КД) — это основные инструменты, позволяющие совершенствовать и улучшать систему менеджмента качества.

На основании чего они совершаются?

В результате проведенных инвентаризаций, аудитов, обследований и экспертных оценок как фактического, так и предполагаемого состояния предприятия, так или иначе, могут возникнуть несоответствия с планами, программами и прочими документированиями правилами предприятий. Кроме того, инструменты СМК механизмы СМК могут также применяться для определения и прогнозирования потенциальных угроз и опасностей. В зависимости от характера этих несоответствий, от того потенциальные они или уже обнаруженные, к ним применяются либо предупреждающие, либо корректирующие действия.

Ключевыми источниками информации при этом могут являться результаты аудита в областях:

  • Удовлетворенности покупателей качеством продукции (как внешних, так и внутренних);
  • Внутренних проверок (на основании плана качества);
  • Второстепенных и ключевых процессов;
  • Анализа готовой продукции.

Разработка процедур ПД и КД – это необходима мера в деятельности каждой организации. Но особенно той, где часты случаи отказа оборудования, всевозможных сбоев в работе, несоответствий требованиям, возникновения возможных опасностей (крупных аварий с повреждениями имущества, окружающей среды, здоровья работников, бизнеса и так далее).

Данные сбои – это следствия несовершенной организации работы: устаревшей техники, человеческого фактора, природных воздействий, а также многих других факторов. Жизнь любой организации не обходится без подобных эксцессов, однако одни легко преодолевают невидимый рубеж, а другие с катастрофическими потерями. А причина – в разумности и адекватности предупреждающих и корректирующих действий, которые также требуют грамотного расходования финансовых, трудовых и временных ресурсов.

Работа с угрозами, проходящая в условиях высокой неопределенности, имеет характер вероятностной дисциплины. Эта дисциплина называется управление рисками. Именно к этой области деятельности относится предупреждение несоответствий, являющееся одним из требований ISO серии 9000.

Управление рисками включает в себя определенную последовательность действий:

step_risk

Корректирующие и предупреждающие действия – измеримы. Их результативность можно оценить по формулам:

Pi=R0-Ri (1)

Эi=C0iCi (2)

где Pi — эффективность i-го мероприятия, Rо — риск до проведения i-го мероприятия, Ri — риск после осуществления i-го мероприятия, Эi — результативность i-го мероприятия, Cоi — убытки из-за нежелательных последствий до проведения i-го мероприятия, Ci — потери из-за нежелательных последствий после осуществления i-го мероприятия.

Эффективность процедур повышается по мере того, как значения показателей Эi и Pi увеличиваются.

Как управлять корректирующими действиями?

Стандарт ИСО 9001:2008 предусматривает два вида направлений, в которых необходимо двигаться в случае, если на предприятии были обнаружены несоответствия. Первое – это коррекция, второе – корректирующие действия.

На первый взгляд кажется, что между ними не существует различий. Однако, это не совсем так. Коррекция – это мероприятие, которое направлено на устранение появившегося отклонения. Корректирующие действия же направлены на устранение причин этого несоответствия.

stage_c

Первый этап данной процедуры требует определения источников данных о выявленных несоответствиях. При этом также стоит предусмотреть наличие механизмов, с помощью которые можно получить данные о текущих отклонениях.

quarry_forc

На втором этапе приходит время определения необходимости корректирующих действий на основании значимости последствий от выявленных несоответствий. При этом рассчитывается стоимость устранения причины отклонения и выясняется вероятность ее повторного появления.

Третий этап предусматривает анализ причин появлений данных сбоев с помощью групповых методов, например, «мозгового штурма», метода «пять почему», метода прецедентов, построения диаграммы Исикавы и других способов.

Четвертый этап – время конкретных действий. На данном шаге разрабатываются и внедряются в жизнь мероприятия по устранению причин несоответствий. Они, как правило, улучшают функционирование организации в целом и проводятся в отношении:

streamline_p

Следующий – пятый этап – определяет правила соотнесения различных отклонений с уровнями улучшений в деятельности предприятия. При этом стоит иметь в виду, что корректирующие действия могут затронуть все уровни улучшений – оперативные, среднесрочные и долгосрочные. Оперативные улучшения происходят в рамках отдельных работ, среднесрочные оказывают влияние на сами процессы или инфраструктуру предприятия, а долгосрочные — на все процессы, происходящие в организации, а также его инфраструктуру и сферу производства.

procedure_c

Завершающий этап

В заключение, в организации проводятся процедуры анализа эффективности и результативности осуществленных корректирующих действий – для того, чтобы наглядным образом подтвердить их пользу и обоснованность затрат на них. Главный критерий результативности корректирующих действий – отсутствие повторных отклонений от стандарта.

Разработка методики менеджмента предупреждающих действий.

Способ исполнения предупреждающих действий во многом схож с процедурой исполнения корректирующих мероприятий,

procedure_p

но, разница между ними весьма существенна. Она заключается в способах получения исходных данных о возможных отклонениях и спецификой мероприятий по их устранению. Предупреждающие действия — более сложная процедура по сравнению с КД, так как она требует наличия определенных методов управления вероятностными событиями, которые могут возникнуть на предприятии, а могут и миновать. Это работа с рисками, которые всегда присутствуют в любой деятельности, но не всегда осознаются ее участниками. Учитывая это, одна из высших функций менеджмента, как раз заключается в работе с рисками. К сожалению, характер предупреждающих действий не всегда очевиден, поэтому существует ряд событий, которые зачастую ошибочно принимаются за предупреждающие:

mistakes_p

Чтобы отличить предупреждающее действие от его логического аналога, нужно обратить внимание на следующие факторы:

evidence_p

Первый этап предупреждающих действий – выявление источников информации о возможных несоответствиях в будущем. Перечень данных источников схож с перечнем источников информации по КД.

quarry_forp

Наряду с корректирующими действиями, предупреждающие также могут затрагивать разнообразные уровни улучшений на предприятии – оперативные, среднесрочные и долгосрочные.

Следующий, второй этап связан с правилами соотнесения возможных отклонений с уровнями улучшений в деятельности организации. Если угрозы выявлены, то после определения соответствующего ему уровня управления назначается лицо, которое несет ответственность за воплощение в жизнь предупреждающих действий. Под уровнем управления соответствующим возможной угрозе, понимается лицо руководящее сотрудником (или группой сотрудников), имеющим возможности устранить корневую причину угрозы.

Предупреждающие действия также проводятся в несколько этапов. К ним относят:

stage_p

Как рассчитывается эффективность предупреждающих действий?

С помощью регулярного мониторинга ответственным лицом объектов, заподозренных в частом возникновении несоответствий стандартами. Критерий результативности – отсутствие появления отклонений в зоне, подвергшейся предупреждающим мероприятиям. Отличие ПД от КД, главным образом, заключается не в общих чертах, а в деталях действий, определяемых выбранными методами менеджмента рисков.

Выводы.

Корректирующие и предупреждающие действия на предприятии – в том случае, если они документированы и хорошо продуманы — важнейшее направление деятельности, улучшающей как функционирование системы менеджмента качества на предприятии, так и развитие всей организации в целом. Благодаря методам анализа причин отклонений, менеджменту рисков, мероприятиям по предупреждению отклонения с учетом измеренных рисков и многим другим достигается высокая конкурентоспособность продукции, повышается репутация компании и ее надежность в глазах как партнеров, так и инвесторов. При внедрении системы менеджмента качества на предприятии в соответствии с ИСО 9001:2008, следует тщательно отнестись к проработке КД и ПД и их обязательному документированию – тогда адаптация СМК будет более легкой и эффективной.

ВОПРОС ЭКСПЕРТУ
Если у Вас есть вопрос или вы хотите проконсультироваться с экспертом напишите нам