Результатом моделирования бизнес-процессов должны стать:

• Система управления организации, которая способна обеспечить достижения стратегии организации.
• Система управления организации, которая реагирует на изменение в процессах и на возникшие несоответствия.
• Разработанные документы для стандартизации и унификации деятельности: регламенты процессов, регламенты процедур, должностные инструкции, положения о подразделениях, карты прохода документов.
• Основа для автоматизации процессов организации. Business studio позволяет на основе описанной модели бизнес-процессов создать техническое задание на автоматизацию.
• Система целей и показателей
• Комплексный механизм мониторинга KPI процессов
• Решения об улучшениях, основаны на фактах и связанные со стратегией организации

Описание методики

Business studio использует следующие нотации моделирования бизнес-процессов:
IDEF0, Процедура, Процесс, EPC, BPMN

Описание бизнес-процессов служит для:

• Обеспечения выполнения стратегии организации
• Распределения ответственности внутри организации
• Стандартизации и унификации выполняемых процедур внутри организации
• Обеспечения стабильности результатов

Что такое бизнес-процесс?

По сути, бизнес-процесс – это деятельность, которая перерабатывает вход в выход, с использованием определенных ресурсов (например: оборудование и персонал) в соответствии с установленными управляющими воздействиями (план, правила, методы и т.п.).

Измерение и мониторинг процесса служит для определения способен ли процесс достигать поставленных перед ним целей и если выявляется, что процесс не способен достигать поставленных целей, то необходимо применять коррекцию и корректирующие действия.

Процессы взаимодействуют между собой образуя систему бизнес-процессов.

ПРОЦЕСС (Процесс отвечает на вопрос: ЧТО?) – преобразовывает вход в выход, т.е. изменяет состояние. Процесс имеет цель.

Процессы бездействуют, пока не подан вход. Каждый процесс может реализовываться через шаги, часть которых управляется процедурами, а часть может управляться физикой, химией и т.д.

ПРОЦЕДУРА (Процедура отвечает на вопрос: КАК?) – путь, которым выполняется работа, чтобы выполнить задачу.

Мы нуждаемся в процедурах, когда Задача комплексная или стандартная. Если мы не заинтересованы в том, чтобы зафиксировать как выполняется Задача – важен только результат, то мы не нуждаемся в процедурах.

В Business studio для описания процедур процессов используют следующие нотации моделирования: Процедура, Процесс, EPC, BPMN.

Процессы могут быть декомпозированы на еще один уровень системы процессов или на уровень процедуры. В Business studio такая декомпозиция отображается в виде дерева.

Работу по описанию бизнес-процессов можно разделить на два основных типа:

1. Управление бизнес-процессами. Служит для выявления «узких мест» в цепочке бизнес-процессов и применения методов по оптимизации направленных на «узкое место».

В данном случае создается только модель процессов на уровне А0 и устанавливаются цели и показатели достижения целей на процесс. После проведения мониторинга процессов выявляются процессы, которые в текущем состоянии не способны достигать запланированных результатов. Выявляются причины несоответствий, разрабатываются коррекции и корректирующие действия.

Для понимания причин выявленного несоответствия разрабатывается процедура процесса, т.е. подробное описание процесса, как в нем протекают функции.

Такой подход заостряет внимание именно на управлении процессами и достижения стратегии организации и второстепенное значение уделяет регламентации, стандартизации и унификации деятельности, что приносит максимальный эффект от инвестиций, затраченных в разработку такой системы управления.

2. Регламентация бизнес-процессов. Служит, в первую очередь, для стандартизации и унификации деятельности организации. В данном случае разрабатываются подробные процедуры для каждого процесса.

На основании внесенной информации Business studio может формировать следующие документы:

• Регламенты процессов.
• Регламенты процедур.
• Должностные инструкции.
• Положения о подразделениях.
• Карты прохода документов.

Данных подход наиболее затратный, так как требует много времени для реализации, причем эффективность от вложенных инвестиций будут невысокой. Это связанно с нецелевыми затратами на проект, т.е. оптимизация той деятельности, которая не требует оптимизации.

Он может применяется в крупных организациях для разграничения полномочий и функционала, для фиксации лучшего опыта выполнения процедур, для подготовки к проектам автоматизации.

Доведение функционала до работников, а так де осуществление мониторинга в Business studio осуществляется через Business studio Portal.