С чего нужно начинать?

Первое, что должен знать руководитель любого предприятия – это то, что СМК не является чем-то чужеродным, привнесенным извне и насильно привитым на предприятии. СМК это набор лучших управленческих практик, минимально необходимых для профессионального управления. Требования, которые выдвигает стандарт на системы менеджмента качества, ничем не отличаются от обычного здравого смысла проверенного управленческим опытом 20го столетия. Более того, на каждом предприятии она существует — только в черновом, не оформленном до конца виде. Собственным существованием СМК развивает бизнес, делая его более эффективным, совершенным и, главное, постоянно улучшающимся, за счет избавления менеджмента, от всех проблем, связанных с несерьезным подходом к работе в отсутствии Судьба организации, главным образом, зависит от лидера, его вдохновленности и готовности сделать свое предприятие лучше.

Итак, с чего начать?

1. С реализации в организации минимального перечня проверенных жизнью и совершенно необходимых требований.
2. С создания устойчивой и исправно функционирующей системы управления процедурами (стандартами) на предприятии.

Не страшно, если кое-какие требования сначала вы упустите из виду. После того, как механизм начнет работать, требования к процедурам станут дополняться и совершенствоваться непосредственно участниками рабочего процесса.

О том, как реализовываются фактические требования

Каковы они – эти фактические требования? Согласно стандарту ISO 9001:2008 – это требования, которые необходимо воплотить в жизнь обязательно. Чаще всего, это обычные, рядовые требования, без которых не обойтись ни одной структуре – например, требования к квалификации персонала (п.6.2.1.а). Они фиксируются в трудовых контрактах, должностных инструкциях, справочниках разрядов и других документах.

Для того, чтобы внедрять СМК на предприятии было легче, необходимо:

1. Разработать четкую систему управления инфраструктурой. Распределить зоны ответственности, произвести инвентаризацию имущества и долгов, пересмотреть договора с подрядчиками, разработать механизм осуществления ремонта и поддержания всего хозяйства в должном порядке.
2. Создать благоприятную среду для точного исполнения технологического процесса – начиная методами хранения сырья и заканчивая передачей права собственности на изготовленный продукт.
3. Документировать процесс создания продукции: определить точное количество ресурсов, контрольные точки производства и наладить функционирование информационных потоков при создании продукции, в том числе документооборот.
4. Определить ожидания и потребности покупателей – не только к качеству готовой продукции, но и к условиям поставки, гарантийному, послегарантийному обслуживанию. При этом необходимо учесть, что условия гарантийного обслуживания должны быть согласованы с Гражданским Кодексом РФ.
5. Проанализировать реакцию покупателей, определить степень их заинтересованности, согласовать методы отслеживания (книга жалоб и предложений, другие источники обратной связи).
6. Наметить цели в области повышения качества продукции, разработать внутрифирменную политику их достижений.
7. Разработать Руководство по качеству.
8. Привести всю документацию в соответствие с требованиями стандарта ISO 9001:2008.

Что внедрение СМК дает предприятию?

Во-первых, движение информационных потоков на предприятии «приводится в порядок», унифицируется, идентифицируется, регистрируется, используя при этом официальные нормативные документы. Этим достигается соответствие продукции и сопровождающей ее документации требованиям потребителей.

Во-вторых, обучаются и подготавливаются кадры.

В-третьих, документация легко прослеживается, таким же прозрачным становится и результат на выходе.

В-четвертых, обеспечивается свидетельство эффективности (документы, подтверждающие соответствие или несоответствие продукции ожидания потребителя), отражаются планы, намерения и, что немаловажно, последствия принятых решений. Это позволяет руководству оперативно корректировать свои действия – до закрытия всех вопросов.

В-пятых, определяются критерии оценки выбора контрагентов – поставщиков и подрядчиков и разрабатывается необходимая документация.

В-шестых, проводятся специальные проверки – на соответствие фактической деятельности предприятия предписанным правилам.

В-седьмых и в последних, разрабатываются и вводятся в действие правила и способы реагирования как на обнаруженные несоответствия, так и на потенциальные угрозы.

Таким образом, пригодность и результативность системы менеджмента качества на предприятии оценивается регулярно и постоянно и, при необходимости, подвергается коррективам.

Деятельность – это тоже процесс…

В ходе процесса рождается Нечто, которое позволяет предприятию оставаться популярным и востребованным в глазах своих потребителей. Фирма должна сама определиться, какая ее деятельность будет подвергаться управлению с помощью стандартизации, а какая – оставаться в стороне.

Управление процессом означает его соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2008: 4.1+8.2.3+8.4+8.5.2+8.5.3. Что же в них входит?

1. Определение одного или нескольких производственных процессов, обозначение входов и выходов, распределение центров ответственности.

2. Распределение необходимых ресурсов для полноценной работы.

3. Разработка методов и критерий измерения эффективности происходящих процессов.

4. Ориентация на результаты произведенных измерений.

5. Осуществление конкретных действий по устранению причин отклонений от «курса».

Развитие предприятия невозможно без плана – плана совершенствования деятельности. Как на бумаге, так и в голове руководителей. Определившись с тем, какие процессы на предприятии должны быть разработаны под стандарт, часть моделей оформляется в документальном виде, поэтому поддержку и совершенствование документооборота можно назвать первым шагом навстречу прогрессу.

Какие еще существуют шаги развития СМК?

Шаг 1. Итак, первый шаг – это совершенствование системы документооборота. В него входит установление правил управления документами, которые также должны быть внесены в отдельный документ.

Шаг 2. После этого проводится своеобразная инвентаризация действующих на предприятии правил и – без этого не обойтись – их документальное оформление.

Шаг 3. Отработка процесса анализа руководством деятельности предприятия, результаты которого также должны быть оформлены в виде документа (предложения, идеи и выявленные недостатки).

Шаг 4. Всяческое поощрение инициативы работников (предложений по улучшению системы, сигналов об ее недостатках и т.п.). Причем данные действия должны быть реализованы не на словах, а на деле и проходить через установленные каналы документооборота. Все решения и планы, осуществляемые в результате «обратной связи», также должны быть зафиксированы документально.

Шаг 5. Подборка конкретных исполнителей системы (их количество ограничивается масштабом предприятия). В обязанность сотрудников входит регулярная проверка соответствия фактической деятельности предприятия с той, которая была запланирована. Кроме того, вместе с ними руководство организации определяется с:

• установленными на предприятии требованиями;
• примерным сценарием осуществлением проверок и правилами работы проверяющих;
• разработкой и оформлением требуемой документации, единых форм рабочих документов;
• планом проверок на предприятии.

При этом, как уже говорилось выше, крайне важно, чтобы все участники процесса внедрения СМК в организации были привлечены и задействованы еще на самом первом, «черновом» этапе создания системы. В противном случае все установленные правила все равно станут «обходиться» и игнорироваться, где это возможно.

Шаг 6. Определение правил реагирования на выявленные несоответствия планам. К ним можно отнести действия с несоответствующей требованиям стандартам СМК продукции и устранение причин, которые это отклонение повлекли.

Шаг 7. Определить и описать основной производственный процесс на предприятии, проанализировать, насколько эффективно он управляется. Результатами анализа должны стать идеи и предложения по улучшению и совершенствованию данной деятельности.

Как эти шаги применяются?

Первый шаг должен быть действительно первым. Дальнейшая последовательность действий не столь важна, их можно осуществлять одновременно с основным процессом. Главное – не игнорировать их.

Подведем итоги

На предприятии налажен документооборот, обозначены прямые и обратные связи, обеспечивающие жизнеспособности системы, определен основной процесс выпуска продукции организацией, рассмотрены и изучены возможности его улучшения. Дело определенно сдвинулось с мертвой точки. И хотя это всего лишь начало, очевидно, что организация уже имеет реальные признаки «жизни» системы менеджмента качества, а значит, полное удовлетворение требований стандарта ISO 9001:2008 и более совершенное функционирование предприятия не за горами.

Ближайший предел

Определить предел развития системы менеджмента качества невозможно – ведь, как говорится, «нет предела совершенству». Ближайший рубеж, которые требует серьезного разговора – это подтверждение независимыми специалистами действительного соответствия требованиям ISO 9001:2008 существующей системе на предприятии. Далее можно, не торопясь, внимательно изучив всю информацию, предоставляемую системой, заняться планомерной «подгонкой» стандартов к специфике предприятия, устранением препятствий и причин обнаруженных отклонений. Таким образом, предприятие встанет на путь сертификации, уже имея наличии достаточно «солидную» и отлаженную СМК, подтвержденную документированной историей ее создания и развития. Это свидетельство того, что система рождена на предприятии, живет, функционирует и будет развиваться дальше.