Раздел 1. Описание и ожидаемые результаты от проекта
Целью внедрения процессного управления является создание стабильной системы управления в контексте стратегический целей организации. Стабильные бизнес-процессы служат плацдармом для внедрения мероприятий или проектов стратегического значения, которые в свою очередь способствуют достижению стратегических целей.
Таким образом первоначально создается или актуализируется модель бизнес-процессов верхнего уровня, определяются их цели и показатели, которые в свою очередь связаны со стратегическими целями, проводится периодический мониторинг бизнес-процессов (достигают ли они поставленных целей или нет) и в случае если не достигают, то проводится анализ причин и вводятся мероприятия по устранению причин и возврата бизнес-процесса в нормальное состояние.
Пример: Если установлено, что для достижения стратегической цели (увеличение прибыли на хх%) требуется увеличить объем продаж на хх% и снизить затраты на хх%, то выделяется бизнес-процесс «Продажи», целями которого будут являться «поддержание объема продаж на уровне ххх тыс. рублей» и «поддержание уровня затрат на продажи на уровне хх тыс. руб.».
Основной задачей бизнес-процесса «Продажи» будет является достижение этих целей. Причем мониторинг достижения этих целей должен проводится периодически (например, один раз в месяц) и должны учитываться при планировании внешние и внутренние факторы.
После того, как установлено, что бизнес-процесс «Продажи» способен достигать поставленных перед ним целей разрабатываются мероприятия или проекты по достижению целей «увеличение объема продаж на хх%» и «снижение затрат на хх%» и выводу бизнес-процесса «продажи» на новый уровень.
Для обеспечения стабильных результатов бизнес-процессов используют методики описания бизнес-процессов и процедур в нотациях IDEF0, Cross-Function Flowchart, EPC, BPMN. Которые служат для последовательного описания деятельности как в разрезе функций, так и в разрезе потоков информации, документов, объектов.
Полученные схемы служат основой для анализа бизнес-процессов и создания регламентирующей документации.
Если бизнес-процессы способны достигать запланированные результаты, то описание процессов можно отложить, так как их описание, в данном случае, может не принести желаемых улучшений.
Раздел 2. Этапы проекта
ЭТАП 1. АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
- Оценка ориентации текущих бизнес-процессов на реализацию стратегических целей.
Результаты бизнес-процессов должны планироваться исходя из стратегических целей. Так же для достижения поставленных целей должны быть выработаны мероприятия (проекты) по их достижению.
Результатом данной работы является: оценка текущих целей и показателей бизнес-процессов (при их наличии), их согласованность со стратегическими целями, предложения по корректировке текущих бизнес-процессов (на уровне первичного взаимодействия) и их показателей. Оценка достаточности (с точки зрения методологии) текущих мероприятий и проектов для достижения целей.
- Анализ бизнес-процессов на воспроизводимость.
Для обеспечения стабильности результатов бизнес-процессы должны постоянно выполняться по одним и тем же правилам и их зависимость от внутренних факторов должна быть минимальной (например, отсутствие ключевого исполнителя). Воспроизводимоть бизнес-процесса оценивается по следующим критериям: наличие и актуальность правил и инструкций выполнения операций, соблюдение этих правил и инструкций.
Результатом данной работы является: оценка актуальности действующей регламентирующей документации и её соблюдение работниками. Оценка кросс-структурных связей информационного потока в рамках проверяемых функций. Выявление узких мест, при их наличии.
- Анализ применения практики проектного управления.
Проект – это уникальный процесс, имеющий ограничения по срокам, ресурсам и т.д. Текущие проекты (например, проекты развития, маркетинговые проекты, проекты по модернизации производства) должны быть управляемыми.
Результатом данной работы является: оценка действующих методов управления проектами.
ЭТАП 2. СОЗДАНИЕ ИЛИ АКТУАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ МОНИТОРИНГА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
- Декомпозиция стратегических целей на уровень целей бизнес-процессов, выделение бизнес-процессов и определение ответственности.
Данная задача выполняется в виде нескольких встреч рабочей группы с непосредственным участием руководства организации. В рамках встреч проводится необходимое обучение рабочей группы.
Результатом данной работы является: Схема взаимодействия процессов верхнего уровня, цели процессов и их периодический мониторинг, ответственность за процессы и мониторинг. Методика проведения мониторинга.
- Проведение мониторинга.
Данная задача выполняется ответственными за мониторинг согласно методике. Мониторинг рекомендуется провести не менее чем за 6 периодов. Так же можно восставить значения мониторинга за предыдущие периоды из управленческого учета.
Результатом данной работы является: проведенный мониторинг показателей бизнес-процессов за несколько периодов.
- Анализ результатов мониторинга определение дальнейших действий по каждому процессу.
Если выявляются отклонения бизнес-процессов от запланированных результатов или негативные тенденции, то определяются причины отклонений и проводятся корректирующие действия. Эти действия могут быть связаны с описанием бизнес-процессов.
Если не выявляются отклонений, то необходимо убедится в точности планирования целей процессов.
Результатом данной работы является: план корректирующих мероприятий по процессам. Методика анализа причин отклонений процессов и работы с ними.
ЭТАП 3. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
- Подготовительная работа.
Для начала проекта по описанию бизнес-процессов необходимо определить лицо, которое будет осуществлять зарисовку процессов в специализированном программном средстве, руководителя, который будет курировать проект. В дальнейшем руководитель будет согласовывать все изменения в бизнес-процессы и отвечать за их целостность. Обучение специалиста и руководителя. Обучение руководителей структурных подразделений.
Результатом данной работы является: ключевые лица проекта, достигшие необходимой компетентности.
- Описание процессов.
Для каждого бизнес-процесса определяется рабочая группа с которой проводятся ряд встреч, целью которых является получение и согласование необходимой информации, которая войдет в описание бизнес-процессов. Составление схем бизнес-процессов и процедур осуществляет обученный специалист.
Результатом данной работы является: описанная и согласованная модель бизнес-процессов.
- Регламентация процессов и создание дополнительных регламентирующих документов.
Регламент процедуры бизнес-процесса – это документ, который будет понятен тем работникам, которые будут его исполнять. В зависимости от компетентности работников регламент может быть составлен как из фотографий, текста, таблиц, так и схем.
Дополнительно могут быть актуализированы должностные инструкции работников на предмет актуализации функционала и требований к компетентности тех работников, которые будут выполнять эти функции.
Результатом данной работы является: Актуальная регламентирующая документация, должностные инструкции и т.д. Методика по управлению документами и внесению в них изменений. Типовые формы документов, которые используются в рамках бизнес-процессов.
